Das Projektmanagement zur Vorbereitung der Daten und Unterlagen

Der anspruchsvollste Teil im Prozess, der keinesfalls unterschätzt werden darf, liegt in der Vorbereitung für den Antrag zur Festsetzung der Forschungszulage beim Finanzamt. Auch wenn keine Unterlagen bei der BSFZ oder dem Finanzamt einzureichen sind, gibt es einige Vorgaben. So sind Dokumente gemäß Regularien für interne Zwecke zu erstellen und für den Fall einer Betriebsprüfung vorzuhalten. Zudem müssen die ansetzbaren Kosten korrekt ermittelt werden. Die wesentlichen ToDos sind daher die technische Jahresenddokumentation, die Projektstundenübersicht und die Gehaltsberechnung.

Was einfach klingen mag, birgt bei genauerer Betrachtung Herausforderungen. Besonders in großen und komplexen Unternehmen wird dies kompliziert, da mehrere Abteilungen zusammenarbeiten müssen, um die Informationen bereitzustellen. Hier übernehme ich die Rolle des Projektmanagers, koordiniere Ihre Abteilung und fungiere gleichzeitig als Controlling. Damit stelle ich sicher, dass die notwendigen Unterlagen existieren, die Informationen plausibilisiert werden und in sich konsistent sind.

Die Jahresenddokumentation

Die Jahresenddokumentation wird in der Regel von den Projektleitern erstellt. Auch wenn sie nur wenige Zeilen Text enthält, müssen Begriffe, die im Unternehmensalltag nicht streng definiert sind, hier sorgfältig betrachtet werden. Hier hinterfrage ich insbesondere, ob bestimmte Begriffe tatsächlich im Sinne eines Gutachters verwendet werden, um Unstimmigkeiten bei einer möglichen Wirtschaftsprüfung zu vermeiden. Handelt es sich tatsächlich um eine Machbarkeitsstudie oder ist es doch nur eine notwendige Versuchsreihe während der Entwicklung?
Gleichzeitig erstellen die Projektleiter eine Liste der Mitarbeiter, die im Projekt Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten durchgeführt haben, mit einem Halbsatz zu deren Aufgaben im Projekt.

Die Projektstundenübersicht

Im zweiten Schritt müssen die gebuchten Projektstunden ermittelt und mit der vertraglich festgelegten Sollarbeitszeit verglichen werden, unter Berücksichtigung von Faktoren wie Urlaub und Kurzarbeit. Führen die Mitarbeiter ihre eigenen Stundenlisten, ist die Ermittlung schnell abgeschlossen. Bei einer elektronischen Zeiterfassung greifen oftmals Controlling-Abteilungen ins Geschehen ein und extrahieren die Informationen aus dem System. Hier übernehme ich die Prüfung auf Konsistenz zwischen den Informationen des Projektleiters und des Controllings. In der Praxis tauchen oftmals im Controlling zusätzliche Namen von Mitarbeitern auf, die auf das Projekt gebucht haben. Entweder ich reduziere die Controlling-Liste wieder oder kläre mit dem Projektleiter, ob die zusätzlichen Mitarbeiter gerechtfertigt im Sinne der Abrechnung sind und welche F&E-Tätigkeiten sie im Projekt hatten. In der Praxis resultiert in der Regel eine Mischung aus beidem und kostet viel Zeit zur Bereinigung. Hier sind auch unbedingt Schwellwerte festzulegen, ab der ein Mitarbeiter abzurechnen ist, um keinen unnötigen internen Aufwand zu generieren, der den Nutzen übersteigt.

Die Gehaltsberechnung

Sind diese Punkte abgestimmt, werden die ermittelten Stunden basierend auf realen Gehältern in einen Euro-Betrag umgewandelt. Aufgrund von Datenschutzbestimmungen müssen die sensiblen Gehaltsdaten von der Personalabteilung ermittelt und vertraulich behandelt werden. Nur Gesamtprojekt-Summen werden intern weiter kommuniziert, um den Datenschutz zu wahren. Um die Dokumentation dauerhaft sicherzustellen und für eine Prüfung verfügbar zu halten, lege ich in diesem Schritt mit Ihren Fachabteilungen entsprechende Prozesse fest.

Vertrauen Sie darauf, dass ich Sie durch den Prozess führe

Parallel führe ich einen Abgleich mit dem ursprünglichen Projektantrag durch. Wenn die Kosten erheblich über den prognostizierten Kosten liegen, hat das Finanzamt die Möglichkeit, die Abrechnung abzulehnen und das Projekt an die Bescheinigungsstelle zurückzugeben. Um dies zu vermeiden, ziehe ich es vor diese Hürde im Vorfeld aus dem Weg zu räumen. D.h., dass ich bei größeren Abweichungen den Antrag auf Forschungszulage zunächst bei der Bescheinigungsstelle aktualisiert einreiche, um im Anschluss einen planbaren Ablauf beim Finanzamt zu gewährleisten.

Die Hürden und der Aufwand sind in diesem Teil größer, da mehrere Abteilungen beteiligt sind, die alle wenig bis keine Kenntnisse über die Vorschriften zur Forschungszulage haben – und auch nicht haben müssen. Der Ablauf wird genau deshalb durch mich orchestriert. Ich liefere die nötigen Inputs und stehe bei Unklarheiten als Ansprechpartner zur Verfügung. Dies ist umso wichtiger aufgrund kontinuierlicher Änderungen im Regelwerk. Ich bleibe stets auf dem neusten Stand und navigiere Sie durch die Schritte zielsicher hindurch.

Nutzen auch Sie die Möglichkeiten der Forschungszulage und kontaktieren Sie mich gerne jederzeit für eine erste Einschätzung Ihrer Projekte.
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