Forschungszulage in Unternehmen: Interne vs. externe Lösungen im Fokus
Die Forschungszulage bietet Unternehmen eine attraktive Möglichkeit, ihre Entwicklungsausgaben zu fördern. Doch stellt sich die Frage, ob die Beantragung und Abwicklung dieser Förderung intern oder mit externer Unterstützung erfolgen sollte. In diesem Artikel möchten wir die Vor- und Nachteile der eigenständigen Bearbeitung sowie den Nutzen eines externen Partners bei der Beantragung und Abwicklung der Forschungszulage beleuchten. Basierend auf meiner Erfahrung sowohl auf Unternehmensseite als auch als externer Partner, werden wir einen Vergleich der beiden Ansätze durchführen.
Der interne Weg: Wie ich den Ablauf und die Stolpersteine der Forschungszulage besser verstand
Auch ich stand damals in einem Mischkonzern vor dieser Wahl und habe mich für die eigenständige Bearbeitung der Forschungszulage entschieden, um den Ablauf und die Stolpersteine besser zu verstehen. Mein Ansatz war klar: Nur wenn ich mich intensiv mit den Vorgaben und Richtlinien der Zulage auseinandersetze und das nötige Know-how aufbaue, kann ich eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob wir die Beantragung künftig intern oder extern angehen sollten.
Die Vorteile der internen Bearbeitung liegen auf der Hand. Als interner Mitarbeiter hat man Zugriff auf die relevanten Informationen im Unternehmen und kann direkt handeln. Dennoch gibt es bei der Einführung eines solchen Systems in einer Firmengruppe bestimmte Herausforderungen. Zum Beispiel muss man wissen, welche Unternehmen gerade an welchen Entwicklungsprojekten arbeiten und muss festlegen nach welchen Kriterien man diejenigen auswählt, die für die Beantragung einer Forschungszulage berechtigt sind. Ist es sinnvoll, die Fördermittel in einem einzigen Unternehmen zu konzentrieren oder sollten sie auf möglichst viele Entwicklungsstandorte verteilt werden? Wie motiviert man die Unternehmen zur Zusammenarbeit? Möglicherweise ist sogar ein gewisser Druck aus der Zentrale erforderlich, um den Stein ins Rollen zu bringen. Für die Unternehmen bedeutet dies zunächst einmal nur zusätzlichen Aufwand.
Als interner Mitarbeiter hat man auch den Vorteil, die relevanten Ansprechpartner zu kennen und schnell an den richtigen Stellen agieren zu können. Bei der späteren Abrechnung ist man mit den Strukturen und Prozessen des eigenen Unternehmens vertraut und weiß genau, welche Abteilungen einzubeziehen sind. Im Vergleich dazu haben externe Partner klare Nachteile und sind auf einen zentralen Ansprechpartner im Unternehmen angewiesen, der die Verantwortung für die Forschungszulage übernimmt. Ohne einen internen Ansprechpartner ist der externe Partner nicht in der Lage, effektiv zu handeln. Daher besteht in beiden Fällen die Notwendigkeit eines internen Zuständigen. Der Unterschied zwischen interner und externer Bearbeitung liegt damit lediglich im zeitlichen Aufwand, den der interne Verantwortliche aufbringen muss.
Direkt in die Umsetzung: Wie ein externer Partner für die Forschungszulage Zeit und Ressourcen spart
Der externe Partner bringt eine Struktur und umfangreiche Erfahrung mit. Er ist mit der Antragsstellung, den gesetzlichen Richtlinien und den aktuellen Änderungen bestens vertraut, da er sich täglich mit diesen Themen auseinandersetzt. Der externe Partner verfügt nicht nur über theoretisches Wissen, sondern hat einen wertvollen Erfahrungsschatz, Checklisten und standardisierte Abläufe, die idealerweise an das jeweilige Unternehmen angepasst werden können. Er stellt die richtigen Fragen und berücksichtigt wichtige Aspekte wie Datenschutz, Zeiterfassung, Dokumentation und die Regularien zur Ermittlung der förderfähigen Kosten. Er muss nicht alles von Grund auf erarbeiten, sondern kann direkt in die Umsetzung gehen. Letztendlich spart der externe Partner Zeit, sobald er sich mit den Abläufen und den relevanten Ansprechpartnern im Unternehmen vertraut gemacht hat.
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Konsequenzen bedenken: Empfehlungen für eine fundierte Entscheidung
Gibt es die richtige Entscheidung? Die richtige Entscheidung hängt immer von den individuellen Gegebenheiten des Unternehmens ab. Es gibt überzeugende Argumente für beide Optionen, aber es ist wichtig, sich vor der Entscheidung über die Konsequenzen und die Erwartungen im Klaren zu sein.
Wenn die Entscheidung auf einen externen Partner fällt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass dieser über die Antragsstellung hinaus Unterstützung bietet. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass viele externe Berater dazu neigen, sich ausschließlich auf die Antragsstellung zu konzentrieren und dabei andere Aspekte vernachlässigen. Dadurch bleibt der eigentliche Aufwand bei der Forschungszulage oft beim Unternehmen selbst hängen: die Abrechnung. Diese ist in der Regel zeitaufwändiger als die Antragsstellung, da dazu häufig mehrere Abteilungen eng zusammenarbeiten müssen und damit viele Menschen orchestriert werden müssen.
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