Die De-Mystifizierung der Forschungszulage – Ihr praxisnaher Leitfaden

Die Forschungszulage ist ein stark diskutiertes Thema im Bereich der Unternehmensinnovationen. Jedoch wird sie allzu oft von Experten in einem Nebel von Fachbegriffen wie „Frascati-Kriterien”, „industrielle Forschung“ und „experimentelle Entwicklung“ verhüllt, um den Eindruck von Komplexität zu erzeugen. Dies hat zur Folge, dass die Forschungszulage in vielen Unternehmen noch nicht angekommen ist und viele den damit verbundenen Aufwand scheuen. In diesem Artikel setzen wir genau hier an, um dieses Missverständnis zu durchbrechen und die steuerliche Forschungsförderung für jeden verständlich zu erklären. Lassen Sie uns gemeinsam den Vorhang lüften, in klaren Worten sprechen und Ihnen einen unkomplizierten Pfad aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von diesem staatlichen Förderinstrument profitieren kann – frei von unnötigen Fachbegriffen, dafür mit klaren Informationen und praxisorientierter Anleitung. Wir geben nachfolgend zunächst einen Überblick über das Förderprogramm und gehen anschließend auf Stolpersteine im Prozess ein.

Was ist die Forschungszulage?

Die steuerliche Forschungszulage wurde als staatliche Fördermöglichkeit im Jahr 2020 vom Bundesministerium der Finanzen eingeführt. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgaben für Forschung und Entwicklung durch eine Steuergutschrift fördern zu lassen. Diese Maßnahme wurde ins Leben gerufen, um Innovationen in der Wirtschaft zu unterstützen und F&E-Aktivitäten in Deutschland zu halten. Was die Forschungszulage von bestehenden Förderprogrammen unterscheidet, ist vor allem die Möglichkeit, sie rückwirkend für laufende oder bereits abgeschlossene Projekte zu beantragen. Im internationalen Vergleich haben viele OECD-Länder bereits ähnliche Förderprogramme etabliert, wodurch Deutschland mit dieser Maßnahme als eines der letzten Länder dieser Gruppe nachzieht.

Welche Projekte sind förderfähig?

Die Forschungszulage steht allen Unternehmen in Deutschland offen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, vorausgesetzt, sie führen Forschungs- und Entwicklungsprojekte durch, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es handelt sich hierbei um ein themenoffenes Förderprogramm, das eine breite Palette von technischen Projekten unterstützt. Beispiele für förderfähige Projekte können technologische Innovationen, Produktentwicklungen, Prozessoptimierungen oder neue Dienstleistungen sein. Dabei ist die Einteilung in “Grundlagenforschung”, “Industrielle Forschung” und “experimentelle Entwicklung” für die Praxis weniger relevant. Letztlich sagt die Gesamtheit dieser drei Begriffe aus, dass die komplette Bandbreite an Innovationsprojekten förderfähig ist. Diese Fachbegriffe sind für den Antragstext relevant, um den Charakter der Projekte zu beschreiben.

Ein oft genannter Begriff in diesem Kontext sind die Frascati-Kriterien. Diese wurden erstmals 1963 von der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) im italienischen Frascati entwickelt. Sie bieten eine international anerkannte Definition und Klassifikation von F&E-Aktivitäten. Die fünf Kriterien für F&E sind Neuheit, Übertragbarkeit, Kreativität, Systematik und Unsicherheit. Bei genauer Betrachtung reduziert sich die Liste dieser Kriterien und deren Komplexität schnell. So ist jedes Projekt systematisch, wenn es einem Plan folgt und budgetierbar ist. Ebenso ist die Neuheit und Kreativität gegeben, wenn das Projekt sich von einfachen Tätigkeiten abhebt und es bereits neu für das Unternehmen ist. Die Übertragbarkeit ist gegeben, wenn das Ergebnis dokumentiert wird und damit verstanden und reproduziert werden kann.

Das wichtigste Merkmal zur Identifizierung potenzieller förderfähiger Projekte bleibt somit die Unsicherheit, die sich aus technischen Risiken ergibt. Gibt es Unsicherheiten und Unwägbarkeiten in der Umsetzung eines Projekts, ist dies ein starkes Indiz für die Förderfähigkeit. Unsicherheit kann bedeuten, dass mehrere Wege denkbar sind und es unklar ist, welcher Weg zum Ziel führt. Ebenso können Unsicherheiten bezüglich der Zeitschiene auftreten: Ist unklar, wie viele Entwicklungsschleifen nötig sind, bis das Projekt technisch erfolgreich umgesetzt ist? Die Bandbreite der Fördermöglichkeiten ist vielfältig und ermöglicht es Unternehmen aus verschiedenen Sektoren, ihre Innovationsprojekte umzusetzen.

Höhe der Förderung

Die Höhe der Förderung variiert, was auf die Komplexität der Bürokratie zurückzuführen ist. Als Faustregel lässt sich festhalten, dass derzeit eine Förderhöhe von 1 Million € pro Jahr pro Unternehmensverbund abrufbar sind.

Allerdings sind dabei einige Details zu beachten. Für das erste Halbjahr 2020 können maximal 500.000 € an Fördermitteln in Anspruch genommen werden. Zum 1. Juli 2020 wurde durch das zweite Corona-Steuerhilfegesetz die maximale Förderhöhe auf 1 Million € pro Jahr erhöht. Das bedeutet, dass für das gesamte Jahr 2020 insgesamt bis zu 1 Million € abrufbar sind, wobei die Förderung für Aufwendungen im ersten Halbjahr die Grenze von 500.000 € nicht überschreiten darf. Von 2021 bis 2023 gilt eine durchgängige maximale Förderhöhe von 1 Million €, ohne eine Aufteilung nach Halbjahren.

Zudem ist vorgesehen, dass mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes in diesem Jahr die maximale Fördersumme zeitlich unbegrenzt erhöht wird. Gleichzeitig wird eine Aufteilung zwischen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) und großen Unternehmen vorgenommen. Ab 2024 würde demnach für große Unternehmen die Förderhöhe auf 3 Millionen € erhöht, während KMU maximal 4,2 Millionen € pro Jahr erhalten können. Für diese Änderungen soll der Bundestag das Gesetz am 10. November verabschieden und der Bundesrat am 15. Dezember seine Zustimmung erteilen. Kritik an dem Regierungsentwurf kommt aus den Reihen der Länder und Kommunen, die einen signifikanten Anteil an den Kosten tragen würden. Dadurch ist unklar, ob die Gesetzesänderung tatsächlich bereits zum 01. Januar 2024 in Kraft treten kann.

Erreichbare Förderquoten

Die Forschungszulage deckt bestimmte förderfähige Kosten ab, darunter direkte Personalkosten, die mit den durchgeführten Forschungsarbeiten in Verbindung stehen, sowie Aufträge an Dritte für Forschungsdienstleistungen.

Personalkosten werden bis einschließlich 2023 mit 25 Prozent gefördert. Es ist wichtig zu beachten, dass bei internen Gehaltskosten nur reale Kosten ohne Overhead-Zuschläge förderfähig sind. Auftragsforschung wird mit einem effektiven Satz von 15 Prozent auf den Gesamtbetrag des Forschungspartners gefördert. Dies basiert auf der Annahme, dass Rechnungen externer Partner einen Anteil von nur 60 Prozent an Personalkosten haben, was über viele Rechnungen hinweg eine realistische Näherung darstellt. Diese pauschale Annahme verringert den Abrechnungs- und Verwaltungsaufwand.

Potenzielle Änderungen durch das Wachstumschancengesetz

Sollte das Wachstumschancengesetz wie oben beschrieben in der Fassung des aktuellen Regierungsentwurfs verabschiedet werden, ändert sich die Komplexität ab 2024. Die Förderquote für Personalkosten bleibt dann nur noch für große Unternehmen bei 25 Prozent. Für KMU erhöht sich die Förderquote auf 35 Prozent, was zu einer höheren maximalen Fördersumme führt. Dennoch scheint der Wert von 4,2 Mio € für KMU eher theoretisch zu sein. Es ist fraglich, ob ein Unternehmen, das die KMU-Kriterien erfüllt, tatsächlich bis zu 12 Mio € an förderfähigen Ausgaben nachweisen kann. Erst damit würde über die 35-Prozent-Quote eine Förderung von 4,2 Mio € möglich. Unabhängig davon ist die erhöhte Quote für KMU interessant, da sie dadurch einen größeren Teil ihrer Ausgaben über die Förderung erstattet bekommen – gerade für junge technische Unternehmen sehr relevant.

Ebenso interessant erscheint die Möglichkeit, Investitionen über die Forschungszulage ab 2024 zu den genannten Prozentsätzen zu fördern. Die Bemessungsgrundlage, von der aus die prozentuale Förderung berechnet wird, hängt vom Bilanzwert der Investition ab. Diese Investition kann sowohl durch Kauf als auch durch Eigenbau erfolgt sein. Die Förderung basiert auf der Abschreibung in dem jeweiligen Jahr der Investition – gegebenenfalls anteilig für ganze Monate, wenn sie nicht das gesamte Jahr zur Verfügung stand. Die Förderfähigkeit ist gegeben, wenn das Investitionsgut während der Projektlaufzeit ausschließlich intern im Unternehmen genutzt wird und hauptsächlich für das Projekt benötigt wird.

Zusätzlich soll ab 2024 die Förderquote für Auftragsforschung effektiv auf 17,5 Prozent angehoben werden – eine jedoch vergleichsweise geringfügige Steigerung.

Antragstellung und Abrechnung

Die Antragstellung und Abrechnung der Forschungszulage erfolgen in zwei Schritten. Zunächst wird die Förderfähigkeit durch einen Antrag bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage bestätigt. Dieser Schritt schafft Rechtssicherheit für den Anspruch auf die Forschungszulage. Im zweiten Schritt erfolgt die Abrechnung der förderfähigen Kosten mit dem zuständigen Finanzamt. Diese Abrechnung erfolgt jährlich und kann gemäß den üblichen Regeln des Finanzamts vier Jahre rückwirkend durchgeführt werden. Das bedeutet, dass im Jahr 2024 die Jahre 2020 bis 2023 abrechenbar sind. Daher ist aktuell die letzte Gelegenheit, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um Anfang 2024 rückwirkend bis zu 4 Millionen € als steuerliche Gutschrift zu erhalten. Diese Gutschrift wird auf die darauffolgende Körperschaftssteuer angerechnet oder – bei Personengesellschaften – auf die Einkommenssteuer. Übersteigt die Gutschrift die Steuerlast, so erfolgt eine Auszahlung des überschüssigen Betrags. Das entsprechende Formular findet sich im ELSTER Formularschrank und kann unabhängig von der Steuererklärung eingereicht werden.

Wo liegen die Knackpunkte im Prozess?

Viele Experten konzentrieren sich auf die Antragsstellung und vernachlässigen die Abrechnung. Ein gut formulierter Antrag und etwas Anhang können den Anschein erwecken, dass die Antragsstellung komplexer ist, als sie tatsächlich ist. Unser Credo ist allerdings, dass die Arbeit erst dann abgeschlossen ist, wenn das Finanzamt die Auszahlung der Förderung genehmigt. Der Erhalt des BSFZ-Siegels stellt nur eine Zwischenstation dar.

Tatsächlich ist die Antragsstellung vergleichsweise unkompliziert, da das Antragsformular relativ kurz ist. Der Schlüssel liegt darin, den Inhalt prägnant zu formulieren und innerhalb der Zeichenbeschränkung zu bleiben. Die Online-Formulare lassen hier keinen Spielraum zu. Es gibt fünf Frageblöcke zu beantworten, wobei jeder Absatz genau 800 Zeichen umfassen darf, insgesamt also 4000 Zeichen – eine DINA4-Seite in etwa. Nach Einreichung des Antrags haben die Gutachter genau 3 Monate Zeit zur Bewertung. Während dieser Zeit können die Gutachter Rückfragen stellen, auf die das Unternehmen innerhalb von 2 Wochen antworten muss. Ein qualifizierter Antragstext zeichnet sich durch Präzision aus und antizipiert mögliche Rückfragen. Der Experte muss die Perspektive des Gutachters einnehmen und den Text so formulieren, dass er auch ohne spezielles Vorwissen verständlich und genehmigungsfähig ist. Rückfragen sollten die Ausnahme sein und nicht die Regel. Dies liegt auch im Interesse des Unternehmens, das unnötige Arbeit vermeiden möchte.

Der anspruchsvollere Teil liegt in der Abrechnung. Diese umfasst im Allgemeinen die technische Jahresenddokumentation, die Projektstundenübersicht, die Gehaltsberechnung und die Einreichung beim Finanzamt.

Was einfach klingen mag, birgt bei genauerer Betrachtung Herausforderungen. Besonders in großen und komplexen Unternehmen wird dies komplizierter, da mehrere Abteilungen zusammenarbeiten müssen, um die Informationen bereitzustellen. Der Experte fungiert dabei als Projektmanager, der Ergebnisse anfordert, die Informationen prüft und so lange Fragen stellt, bis alle Informationen Hand in Hand gehen.

Die Jahresenddokumentation wird in der Regel von den Projektleitern erstellt. Auch wenn sie nur wenige Zeilen Text enthält, müssen Begriffe, die im Unternehmensalltag nicht streng definiert sind, hier sorgfältig betrachtet werden. Es ist die Aufgabe des Experten zu hinterfragen, ob bestimmte Begriffe tatsächlich im Sinne der Gutachter verwendet wurden, um Probleme bei einer möglichen Wirtschaftsprüfung zu vermeiden. Handelt es sich tatsächlich um eine Machbarkeitsstudie oder ist es doch nur eine notwendige Versuchsreihe während der Entwicklung?
Gleichzeitig erstellen die Projektleiter eine Liste der Mitarbeiter, die im Projekt Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten durchgeführt haben, mit einer Kurzbeschreibung ihrer Aufgaben im Projekt.

Im zweiten Schritt müssen die gebuchten Projektstunden ermittelt und mit der vertraglich festgelegten Sollarbeitszeit verglichen werden, unter Berücksichtigung von Faktoren wie Urlaub und Kurzarbeit. Führen die Mitarbeiter ihre eigenen Stundenlisten, ist die Ermittlung schnell abgeschlossen. Bei einer elektronischen Zeiterfassung greifen oftmals Controlling-Abteilungen ins Geschehen ein und extrahieren die Informationen aus dem System. Eine Prüfung auf Konsistenz zwischen den Informationen des Projektleiters und des Controllings ist unerlässlich. In der Praxis tauchen im Controlling zusätzliche Namen von Mitarbeitern auf, die auf das Projekt gebucht haben. Entweder wird die Controlling-Liste wieder reduziert oder es wird mit dem Projektleiter geklärt, ob die zusätzlichen Mitarbeiter gerechtfertigt sind und welche F&E-Tätigkeiten sie im Projekt hatten. In der Praxis ist es eine Mischung aus beidem und es kostet Zeit zur Bereinigung.

Sind diese Punkte abgestimmt, werden die ermittelten Stunden basierend auf realen Gehältern in einen Euro-Betrag umgewandelt. Aufgrund von Datenschutzbestimmungen müssen die sensiblen Gehaltsdaten von der Personalabteilung ermittelt und vertraulich behandelt werden. Nur Gesamtprojekt-Summen dürfen kommuniziert werden, um den Datenschutz zu wahren. Es ist wichtig, neben den Bruttoarbeitslöhnen auch Lohnnebenkosten nach §3 Nr. 62 EStG zu berücksichtigen – ein Thema, das oft in Unternehmen diskutiert werden muss. Ohne Berücksichtigung dieser Kosten gehen etwa 20% der Förderung verloren – der Staat dankt und wird keinen Einspruch erheben.

In diesem Schritt muss auch ein Abgleich mit den ursprünglich Projektantrag erfolgen. Wenn die Kosten erheblich über den prognostizierten Kosten liegen, hat das Finanzamt die Möglichkeit, die Abrechnung abzulehnen und das Projekt an die Bescheinigungsstelle zurückzugeben. Um dies zu vermeiden, lässt sich der Antrag mit aktualisierter Beschreibung und Kosten erneut bei der Bescheinigungsstelle einreichen. Alternativ werden Projekte idealerweise erst zu einem Zeitpunkt beantragt, zu dem die Kosten bereits gut abgeschätzt werden können.

Die Hürden und der Aufwand sind im zweiten Teil größer, da mehrere Abteilungen beteiligt sind, die alle wenig bis keine Kenntnisse über die Vorschriften zur Forschungszulage haben – und auch nicht haben müssen. Selbst wenn man diese Abteilungen schult, ist das Wissen bis zur nächsten Abrechnung ein Jahr später oft vergessen. Dies kann nur der externe Experte ausgleichen, der sicherstellt, dass alle Schritte gemäß neuester Vorgaben durchgeführt werden. Aufgrund der zunehmenden Komplexität und der kontinuierlichen Änderungen im Regelwerk ist es wichtig, einen Experten zu haben, der immer auf dem neuesten Stand ist und sicherstellt, dass dieser Stand eingehalten wird.